Meer succes met uw nieuwe medewerker: 5 onboarding tips

people talking in meeting

Het is rond: uw nieuwe medewerker heeft zijn of haar contract getekend, de verplichte introductievideo’s bekeken en misschien wat coole ‘bedrijfs-goodies’ ontvangen. Vandaag de eerste werkdag. Tijd om ze naar hun bureau te begeleiden.

Maar wat gebeurt er daarna? Loopt u gewoon weg en laat u ze zelf opstarten en ontdekken hoe alles werkt? Dat is niet echt wat we verstaan onder een onboardingplan of -strategie. Hoe zorgt u dat u het potentieel van uw nieuwe medewerkers maximaal benut?

Een goed inwerkprogramma is geen bijzaak. We willen allemaal het beste talent behouden. Uit onderzoek van HR-consultancy bedrijf The Wynhurst Group blijkt dat van alle medewerkers die een gestructureerd onboarding-programma hebben doorlopen, 58% na drie jaar nog bij de organisatie werkzaam is.

Laten we eens kijken naar hoe u het potentieel van uw nieuwe medewerkers maximaal ontsluit in die kritische eerste dagen, weken en maanden bij uw bedrijf.

1. Voordat ze beginnen

Onboarding begint niet op de eerste werkdag, het begint zelfs al voordat de kandidaat gesolliciteerd heeft.

Toptalent heeft een ruime keuze uit vacatures en ze zullen uw bedrijf dan ook uitgebreid met andere organisaties vergelijken op basis van wat ze online zien en lezen. Om uw perfecte kandidaat aan te trekken, is het van belang uw werkgeversmerk en bedrijfscultuur vanaf het begin af aan duidelijk en effectief te communiceren.

Hoe u dat doet? Er zijn tegenwoordig vele manieren waarop u talent kunt vertellen over uw bedrijf. Verspreid het verhaal achter uw organisatie en plaats het bijvoorbeeld op uw website, op social media, in een video of op events.

U maakt het plaatje compleet door een bedrijfspagina in te richten. Hier kunt u de meeste van bovengenoemde kanalen combineren en daarnaast kunnen werknemers hun reviews toevoegen – en die zijn zeer waardevol bij het aantrekken van talent: maar liefst 83% van de mensen zegt dat bedrijfsreviews invloed hebben op waar ze solliciteren*. Kortom, met een goedgevulde bedrijfspagina laat u uw kandidaten zien hoe het is om voor uw organisatie te werken. En hoe beter geïnformeerd uw kandidaten zijn voor die eerste werkdag, hoe beter en sneller ze in staat zijn daadwerkelijk aan de slag te gaan.

2. De eerste werkdag

Iedereen weet hoe het is om de nieuweling te zijn. Een ongemakkelijk, onzeker gevoel op de eerste school- of werkdag is al net zo normaal als het koud hebben op de Zuidpool. Onderzoek heeft aangetoond dat angst in nieuwe situaties, zoals de start van een nieuwe baan, deels kan komen doordat we ons niet zelfverzekerd voelen als we onszelf moeten voorstellen.

Laat uw nieuwe medewerker daarom niet alleen achter hun bureau te laten zitten in de hoop dat het goed uitpakt. Help ze hun angst los te laten en stel ze voor aan collega’s en teamleden.

Een ‘voorstel-mailtje’ is een goed begin, maar is wel echt het absolute minimum. Moedig collega’s aan om eens langs het bureau van de werknemer te lopen en een praatje te maken. Creëer een verwachting bij uw team, waarin u laat blijken dat gastvrijheid, vriendelijkheid en het aanbieden van hulp aan de nieuwe medewerker erg wordt gewaardeerd.

Een teamlunch op de eerste dag is ook geen slecht idee. Het is een snelle en leuke manier om het ijs te breken en om de nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen.

3. De eerste week

Gebruik de eerste week om verwachtingen te scheppen en eventuele verwarring die de nieuwe medewerker heeft over zijn of haar rol binnen uw bedrijf, op te helderen.

Neem de tijd om deadlines en deliverables duidelijk te definiëren – dit vormt een solide basis voor een goede werkrelatie. Werknemers zijn immers gemakkelijker gemotiveerd als ze duidelijke doelen hebben die ze kunnen nastreven.

Sommige dingen kunnen natuurlijk alleen met de tijd worden geleerd. Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke jargon en niet te vergeten al die mysterieuze, ongeschreven regels die onzichtbaar zijn voor nieuwkomers.

Dit is een reden waarom veel Fortune 500-bedrijven, waaronder Google en Time Warner Cable, mentorprogramma’s hebben geïmplementeerd. Mentoren kunnen helpen bij het beantwoorden van vragen rondom de eigenaardigheden van de bedrijfscultuur, het geven van constructieve feedback, maar natuurlijk ook om de goede kanten te belichten.

Voor 68% van de millennials die vijf jaar voor dezelfde organisatie werkt, is het twee keer zo waarschijnlijk dat zij een mentor hebben - Onboarding tips

Mentoren zijn vooral belangrijk als u jongere werknemers wilt behouden. Volgens de Deloitte Millennial Survey is het voor millennials die van plan zijn langer dan vijf jaar bij dezelfde organisatie te werken, twee keer zo waarschijnlijk is dat zij een mentor hebben gehad (68%) dan dat ze geen mentor hadden (32%).

4. Als de eerste maand erop zit

Uw nieuwe medewerker is nu een maand in dienst – een mooi moment voor een algemene check om te kijken hoe het gaat en eventuele prangende vragen te beantwoorden. Dit is belangrijk voor iedere nieuwe medewerker, maar als het om een millennial gaat, doet u er goed aan om daarnaast ook regelmatige feedbacksessies in te plannen.

Millennials willen namelijk minstens een keer per maand feedback van hun manager, blijkt uit onderzoek uitgevoerd door SuccessFactors en Oxford Economics.

Uit hetzelfde onderzoek bleek dat millennials 50% vaker feedback willen dan werknemers uit andere generaties. En hoewel feedback heel formeel klinkt, willen velen gewoon een informele update over hun vorderingen – en, 56% van hen vond dat ze dit niet voldoende kregen.

Onthoud dus dat het voor jongere werknemers – die altijd op zoek zijn naar manieren om beter en efficiënter te worden in hun werk – belangrijk is om regelmatig contact te hebben met hun manager en coaching te krijgen om hun doelen te bereiken.

Maar dit is nog niet alles: uit Indeed-data blijkt dat 65% van alle nieuwe medewerkers binnen drie maanden na aanvang van het contract weer op zoek gaat naar vacatures. Regelmatige feedbacksessies kunnen dus van cruciaal belang zijn voor het behouden van uw nieuwe medewerker.

56% van de millennials heeft het gevoel dat ze niet genoeg feedback ontvangen. Onboarding tips

5. De eerste 6 maanden

Medewerkers kunnen om vele redenen een organisatie verlaten. Een vaak genoemde reden is dat ze de volgende stap in hun carrière willen zetten.

Hoewel millennials vaak beschuldigd worden van ‘job hopping’, blijkt uit onderzoek van Indeed dat ze gemiddeld 4 jaar een functie bekleden. Voor niet-millennials is dit ongeveer 7 jaar.

Een baan voor het leven behoort in de meeste sectoren tot het verleden. Toch blijkt dat als medewerkers de kans krijgen verder te leren en te groeien in hun carrière, dat ze deze zullen aangrijpen en langer bij u blijven.  

Als uw nieuwe medewerker een aantal maanden de tijd heeft gehad zich te settelen en helemaal op zijn plek zit, moedig hem of haar dan aan om groots te denken en loopbaandoelen voor de lange termijn binnen uw bedrijf te ontdekken

En als ze die doelen eenmaal gesteld hebben, zorg dat u ze op de hoogte houdt van nieuwe trainings- of groeimogelijkheden en help ze bij het bepalen van concrete actiestappen om hun doelen te bereiken.

Door deze tips in uw bedrijf te implementeren, stoomt u uw nieuwe medewerker niet alleen klaar voor kortetermijnsucces, u ontsluit ook een hoop potentieel dat uw bedrijf de komende jaren positief zal gaan beïnvloeden. Wie wil dat niet?

Carmen Bryant is Director of Employer Insights bij Indeed.

*Bron: Redshift Research namens Indeed