仕事の効率を上げるタイムマネジメント戦略ー5つのコツ

time management strategies

採用活動は大変な仕事です。流動的な部分が多く、優れた人材を獲得するために素早い反応が要求されます。ベースとなるリクルーティングや日常業務をこなす時間を見つけるのに苦労することもあるでしょう。採用活動においてどんな役割であれ、戦略的に時間を管理することは重要な鍵となります。(実際、採用に限らず、何をするにしても時間管理は重要です。)

採用マネージャーの多くは、採用関連のタスク(求人票の作成、履歴書の審査、面接など)を行う以前に本業の仕事を抱えています。リクルーターの場合、これはフルタイムの仕事となりますが、それはそれでフルタイムのプレッシャーをもたらします。応募書類に目を通し、スケジュールを調整し、採用マネージャーと候補者のそれぞれのニーズのバランスを取りながら、できるだけ早くコミュニケーションを取るような世界です。

日常業務をこなしながら優れた人材を見つけるために、採用に関わるそれぞれの責任者はどのように時間を作っているのでしょうか。採用プロセスにおいて試してみるべき5つのタイムマネジメント戦略を以下でご紹介します。

 

1. 優先順位を付ける

優先順位付けがあらゆるタイムマネジメントの基盤と考える人もいます。結局のところ、もっとも重要なことが達成できていなかったら、効率的であることの意味をなしえていません。

To Doリストのすべてを一度にやろうとしないで、まず、どれが最も重要かを見極めます。一番インパクトの大きいもの、緊急を要するもの、他の人やチームに任せられるものがどれかを検討した後、それらに優先順位をつけていきます。すべてのタスクをその日のうちに完了できなかったとしても、大切なタスクをうっかり翌日に回してしまうようなことはなくなります。

 

2. マルチタスクを避ける

マルチタスクは避けるようにします。研究によると、人間はマルチタスクがあまり得意でないことが分かっています。タスクを切り替える度に脳は新たに集中し直さなければならず、革新的な思考に必要な深い集中力が断絶されてしまうからです。それは履歴書のレビューをしているときに、ふとメールチェックをしようと視線を上げるような動作でも同じです。マルチタスクは割高です。集中力を取り戻すのには23分を要し生産性は40%も低くなります。

『自分は例外だ。マルチタスクは得意だ。』と思っている人も、もう一度考えてみてください。調査によると自分でマルチタスクが得意だと思っている人ほど実際は得意でないことが示されています

 

3. 気が散る原因を排除する

気が散ってしまうことは意志の力だけに頼ってもなかなか減らすことができません。調査では携帯電話を自分の手の届く範囲に置いているだけで認知能力が低下することが示されています。これは脳が『携帯電話を手に取らないよう抵抗する』という裏での作業を行うからです。

携帯電話を手の届かないところに置き、その他の気が散る要因、例えば電子メールの通知やいくつも開いたウィンドウなどもオフにして、目の前のタスクに集中します。

 

4. 境界を設定する

採用プロセスには高度なコミュニケーションが必要ですが、それは1日24時間いつでも連絡が取れるとか、常に数分以内に応答しなければならないという意味ではありません。連絡の取れる時間帯を設定し、応答に要する時間(例えば、24時間以内など)の期待値を適切に調整すれば、他の人とのコミュニケーションも穏やかに管理できるはずです。

特に電子メールは非常に永続的なので、『メールを見ない時間』を作ることには価値があります。1日に数回のみ厳格なスケジュールでメールをチェックすることを提案する専門家もいます。

 

5. 調子のいいときに最も難しい仕事をする

調査によると、多くの人にとって、朝はチャレンジングな仕事をするのに理想的な時間であることが示されています。このスケジュールに従ってみてください。自分は午後の方が効率が上がると思う人は、午後に難しい仕事に取り組むようスケジュールを立ててください。

あまり調子の乗らない時間帯にはそれほど集中力を要さないタスクをこなし、会議のスケジュールも合わせて検討します。集中力が最高に上がる時間帯は最も重要な仕事のために使いましょう。

採用というのは複雑で、流動的な部分も多く、何度も行ったり来たりのやり取りが必要となります。しばらくは簡単になりそうにありませんが、タイムマネジメント戦略を正しく実行することで、重要な仕事を先に完了し、優秀な人材を迅速に採用できるようになります。それは、私たち全員が望んでいることではないでしょうか。

原文はこちら:5 Time Management Strategies to Defeat Distraction