会議で時間を無駄にしないために

run better office meetings

あなたもこんな風に感じたことがありませんか ― やることは山のようにあるのに、会議が多すぎて作業する時間が取れない。さらに悪いことに、これらの会議は時間の無駄ではないかと懐疑的な気持ちになっている。

そう思っているのはあなただけではありません。2018年に行われたある調査では、労働者は『会議が最も時間の浪費』だと考えていることが分かりました。また、時間だけでなく費用もかかります。米国では非生産的な会議で毎日2500万ドルが無駄になっています。ハーバード大学が開発した会議費用計算機では、会議の長さと出席者の給与に基づいて、その会議の正確な費用を算出できます。

しかしながら、すべての会議をやめてしまうわけにはいきません。調査によるとコミュニケーションの大部分は非言語の手がかりを介して行われることが分かっています。メールやその他のデジタルのコミュニケーション手段にすべてを置き換えることはできません。

職場での会議のあり方について少し考え直してみましょう。これにより、時間を節約し、効率を改善し、従業員の満足度に大きな影響を与えられるかもしれません。以下のヒントを参考にしてみてください。

 

何が機能していて何が機能していないかを把握する

残念ながら、調査によると、私たちは自分が思っているほどオフィスでの会議を運営するのがうまくありません。会議の主催者の79%はその時間が生産的だと考える一方で、同じように感じている出席者は56%しかいません。会議運営を再評価する最初のアプローチは、どの形式や進め方が効率的あるいは非効率的かを見極めることです。

会議でのフラストレーションは望まれない状況につながる可能性もあります。非効率な会議は職場の不満の予兆であり、従業員が辞職する可能性が高くなることが複数の研究で明らかになっています。

従業員からフィードバックをもらうことで、より詳細に状況を把握し、改善策を始めることができます。例えば、RSCバイオ・ソリューションズ(ノースカロライナ州シャーロットにある小規模な海洋石油会社)は、従業員調査からのフィードバックをもとに、リーダーを交代制にして毎日の短いミーティングの形式を変更しました。

オフィスでの会議をより生産的にするために、会議の運営方法について従業員がどのように考えているか調査します。得られたフィードバックをグループで議論し、最も共通する問題を変更するための実施プランを立てます。

 

前もって計画する

チームメンバーがオフィスの会議で求めていることが分かったら、それに基づいて計画を立てます。会議全体および各議題項目について、明確な目的とオーナーシップが確立されるべきです。

研究によると会議には多くの時間がかかることが証明されています。中間管理職の場合、最大で35%の時間が会議に費やされます。上級管理職についてはなんと50%です。会議はしばしば非生産的だと見なされている事実に加えて、会議は問題解決のための『最後の手段』と見なされるべきだということは明白です。会議をする際には、望ましい結果と各出席者がどのように支援できるのかを明確にしてください。

出席者については、各会議で誰がそこに必要かを批判的に考えてください。ジェフ・ベゾスはアマゾンで次のようなルールを決めています。『会議に出席するのはピザ2枚で全員がお腹を満たせる人数であるべきだ。それより多くの人数を招待すると創造性や革新性が抑制される。』これは的を射ていて、7人以上の会議では1人増えるごとに意思決定の有効性が10%低下します。

会議の効率を損なうことなく、より多くの人々からのフィードバックを活かすために、事前にチームからの意見を集めます。主要なステークホルダーのみが出席して会議を実施し、その後、全員に詳細を伝えます。

 

参加者を会議に集中させる

上級管理職の調査では、71%の人が会議は非生産的で非効率的だと感じており、65%の人は会議のせいで仕事が終わらないと言っています。時間厳守や会議中に他の作業をしないなど、基本的なルールに従うことで、会議の生産性を高め、イライラを軽減できます。

時間厳守を実施するということは、そこに誰がいるか(いないか)に関わらず、定刻に会議を開始することを意味します。出遅れた人は自分の責任で見逃した部分を何とかすればいいのです。彼らのために何度もミーティングを初めからやり直す必要はありません。パソコンやスマートフォンなどを禁止することで、参加者が他の作業をすることを排除できます。それによって人々はもっと会議に集中し、より積極的に参加できます。例えば、旅行会社の Luxtripper は出席者が集中できるように会議中の電子機器禁止ルールを制定したことろ、会議時間を3時間から1時間に短縮できました。

社員が良い方向に進めるようにすることに関しては、既存の枠にとらわれないで考えてみましょう。Appple、Zappos、Capital Oneなどの企業は効率性を高めるために、文字通り全員がスタンドアップ(立ったまま)のミーティングを行います。着席の会議は34%時間が長くかかります

 

定期的に再評価する

社内の会議がどのように行われているかについて従業員に確認し、定期的に会議を再評価してください。定例だからという理由だけで会議が行われている場合は、一度キャンセルしてみて、それが本当に必要かどうかを確認してください。

 

原文はこちら:How to Run Better Office Meetings