ATSを活用した効率的な採用活動とは?

これまで採用管理システム(ATS: Application Tracking System) のデータを活用したことありますか?人材担当幹部の94%はビッグデータをうまく使いこなし「スムーズに、的確に」新たな候補者の情報を照合しています。今回はすでにATSを導入している採用担当者様向けにどのようにしてATSを活用するべきかをご紹介します。

 

求人戦略と予算を形成するにあたりソースデータ (情報) が重要な役割を担っています。そのため、ATSで追跡できる多種多様なソースデータを深く切り込んで分析することから始めるのが得策となります。ソースデータをうまく扱えるようになれば求人を取り巻く環境を更に深く理解することができるので、より的確な採用分析や効率のよい採用計画、そしてあらゆる採用関連の投資収益率 (ROI) アップにつながっていきます。しかしまず初めにすべきことはお手元のATSに蓄積されたソースデータの取り扱いをマスターすることです。では、どのような手順でソースデータを整理し、活用するべきでしょうか?下記の3つのカテゴリーにわけてステップごとに見ていきましょう。

 

1.既存の情報を明確に定義づける

情報をトラッキングしていくことは多くの企業にとって、とても厄介なプロセスの一つでしょう。それは、一つ一つの新規雇用の取り組みと共に成長し続けているソースフィールドの選択肢が大変多いことが原因です。新たなソースデータの作成方法やフィールドがどれほどの頻度で編集されているか、厳しい基準を設けて常にフィールド構造が生きている状態にしておくことが必要です。

利用可能なソースデータのリストを確認した際に、もしリストを見てもその雇用がどこから生じたのか不明な場合は、その情報からはどこへ予算を使うべきか、もしくはどこにその予算を使ってはいけないのかの判断ができない上に、ほかの採用関連の投資をすべきかどうかすべての判断があやふやになってしまう可能性があります。Indeedの採用担当バイスプレジデントであるバーブ・バイダンは次のように苦言しています。

 

『ある雇用がどのような経緯で採用に至ったかをきちんと説明できないようなソースカテゴリには私は異議を唱えるし、それを情報だとみなしたり、分析の際に利用したりしてはならないと考えている。』

—Barb Bidan, VP of Talent Attraction, Indeed 

 

そのような状況にならないためにもソースデータ を定義づけるためのガイドラインを作成することが必要不可欠です。方法としては、確実にチーム全体に「ソースデータ」とは何かの理解を周知徹底させることと、その定義に関する統一された内容を内部的に共有することが挙げられます。例として、企業の多くがキャリアサイト、人材紹介、直接紹介、履歴書のデータベースを情報源とみなしています。ガイドラインをもとに、そのような情報源をどのようにしてデータベースへインプットするかを正確に定義づけることが大切です。

2. 関連情報を正確に読み取れるように、メトリックスを追跡する

採用活動において、企業はデータに基づいたアプローチを行っていますが、多くの企業は一番核となる評価指標にたいして単純なメトリックスを用いていることがあります。単純なメトリックスとは、雇用した人数や雇用にかかった時間などのデータ項目を指します。シンプルなメトリックスでは達成した数値については正確な成果がわかるのですが、問題点として、雇用方法や過程に関しての情報はほとんど得られないことです。また、単純なメトリックスは雇用コストの計算を単純化してるため、投資収益率 (ROI)の計算を誤ってしまう可能性があります。

 

3.戦略的な決断を下すためにデータを利用する

多くの企業にとって、適切なインバウンド・チャネルとは何か、アウトバウンド・チャネルは何なのかを判断するのはその判断材料がない限り、難しいことです。情報源が特定の雇用カテゴリー内でどのような働きをするかをきちんと理解できれば、有益なデータにもっと時間を割くことができ、無用なものに関しては時間を削減することができるようになります。とある企業で募集をかけている1つの職種に対する有力な情報というのはオンラインの求人情報から得られる場合や、紹介やソーシャルメディア経由で得られる場合もあるでしょう。どのチャネルがその職種の応募にとって最適か、精度の高いソースデータを活用することによって、よりスムーズに決断することができ、今後も深い理解力や判断力が培われること繋がると思います。

 

いかがでしたでしょうか?IndeedのサービスやATSに関する質問等がございましたら、こちらよりお問い合わせください。

 

 

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